HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH XIN VISA NHẬT BẢN

Nhật Bản là quốc gia xin thị thực khó nhất Châu Á? Điều này không sai nhưng chưa đủ. Nhật Bản rất “quy tắc” trong việc cấp visa cho công dân nước ngoài nhập cảnh vào quốc gia của họ. Bạn phải chứng minh mình đủ “năng lực”, có mục đích chuyến đi rõ ràng và đặc biệt là không giả mạo hồ sơ giấy tờ. Nhưng Nhật Bản cũng tạo điều kiện hết sức cho những ai có mong muốn xin thị thực với mục đích chính đáng. Vì vậy, trước khi đi du học, bạn hãy nắm rõ quy trình xin Visa Nhật Bản dưới đây nhé!

1. Visa du học Nhật Bản là gì?

Visa hay còn gọi là thị thực nhập cảnh là 1 bằng chứng hợp pháp chứng minh do đất nước bạn tới cho phép 1 người nào đó được phép nhập cảnh hoặc xuất cảnh vào quốc gia của họ. Visa du học Nhật Bản là thị thực nhập cảnh được cấp cho các du học sinh quốc tế nói chung hay du học sinh Việt Nam nói riếng, muốn nhập cảnh vào Nhật Bản để nghiên cứu và học tập tại các cơ sở đào tạo của Nhật Bản như là các trường Nhật ngữ, trường Senmon, trường cao đẳng và Đại học của Nhật Bản. Sau khi bạn đã có tư cách lưu trú COE thì các bạn tiến hành theo quy trình xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản.

2. Chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Nhật

Trước khi xin visa bạn cần đủ điều kiện du học Nhật Bản và xin giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú ở Nhật Bản tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương Bộ tư pháp Nhật bản nơi gần bạn nhất (COE). Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng xin được visa hơn mà chẳng phải chờ đợi quá lâu.

2.1. Giấy tờ hồ sơ

Một bộ hồ sơ xin visa du học Nhật sẽ bao gồm những giấy tờ sau:

• Hộ chiếu gốc, hộ chiếu phải còn hạn trên 6 tháng
• Tờ khai xin cấp visa, tờ khai này bạn có thể lên trang web đại sứ quán nhật bản tại việt nam tải về và bạn phải điền đầy đủ phần thông tin không được để trống bất cứ mục nào.
• 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm (ảnh phải là ảnh nền trắng và chụp áo sơ mi có cổ).
• Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật Bản (COE) (bản gốc và bản photo).
• Giấy báo nhập học (bản photo, chú ý nên cầm theo bản gốc có dấu của nhà trường để đối chiếu khi cần).
• Để xin visa Du học sang những trường tiếng Nhật bạn cần phải nộp “Giấy chứng nhận văn bằng tốt nghiệp trung học phổ thông”
• Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật 1 bản photocopy

2.2. Lưu ý

Giấy tờ của bạn thiếu, nội dung không được điền đầy đủ sẽ không được tiếp thụ. Tùy vào từng trường hợp, có thể đại sứ quán sẽ đề nghị bổ sung thêm các giấy tờ khác hoặc sẽ yêu cầu phải phỏng vấn. Nếu như Đại sứ quán đề xuất nhưng bạn không bổ sung hồ sơ hoặc không đi phỏng vấn, như vậy hồ sơ của bạn sẽ bị ngừng xét duyệt. Có những trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn trên vài tuần, bạn hãy thu xếp thời gian hợp lý để trình nộp hồ sơ xin visa.

Nếu như giấy tờ cần trả lại bản gốc nhất thiết phải trình nộp thêm 1 bản photocopy. Trừ các hồ sơ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.

3. Cách điền tờ khai visa như thế nào?

Một số lưu ý viết tờ khai visa cụ thể như sau:

• Thông tin trên tờ khai phải viết in hoa
• Tờ đơn xin cấp visa là giấy tờ đặc biệt quan trọng
• Điền thật đầy đủ và chính xác vào tờ đơn xin cấp visa
• Với tờ khai xin cấp visa mã QR, sau khi bạn đã tải tờ khai xin visa về, bạn cần phải dùng phần mềm Adobe Acrobat để đọc và điền vào tờ đơn xin cấp visa này. Điền đầy đủ, chính xác thông tin các mục và không được bỏ trống mục nào. Sau khi điền hết thông tin thì các bạn in ra ký tên ghi tháng ngày vào là xong.
• Dán hình ở góc phải trên cùng của đơn, và bạn tuyệt đối không được dùng ghim bấm (Ảnh rõ nét nhận dạng và được chụp trong vòng 3 tháng)
• Đối với tờ khai thì bạn nên đánh máy hoặc viết tay bằng chữ in hoa
• Những thông tin điền trong tờ khai thì cần phải viết bằng tiếng Anh
• Số CMTND/ CCSD điền ở tờ khai thì phải trùng khớp với số CMTND/CCCD trên hộ chiếu của mình. Các thông tin về lưu trú như địa chỉ, số điện thoại,… bạn phải viết thật chi tiết, đầy đủ, không được bỏ sót mục nào và phải thật chính xác. Thêm nữa là số điện thoại bạn nên ghi mã vùng

4. Thủ tục xin visa du học Nhật

4.1 Nộp hồ sơ xin cấp visa

Sau khi bạn đã hoàn tất giấy tờ xin cấp visa của mình, tùy vào vị trí địa lý thì bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp ở 1 trong hai địa chỉ sau

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội (phụ trách các tỉnh Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc). Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: 84-4-3846-3000.

• Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP HCM (phụ trách khu vực miền Nam từ các tỉnh Đắc Lắc, Phú Yên trở vào). Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh. Điện thoại: 08 – 3933-3510.

4.2 Những chú ý khi nộp hồ sơ xin du học Nhật Bản

Hồ sơ xin visa tuyệt đối không được gửi qua đường fax hoặc đường bưu điện. Nếu gửi qua fax hoặc bưu điện thì hồ sơ của bạn sẽ không được thụ lý và không được phê chuẩn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn được yêu cầu bổ sung hồ sơ, bạn có thể gửi fax đến đại Sứ Quán.

Thời gian tiếp nhận thủ tục ở đại sứ quán

• Buổi sáng từ 9h30 tới 11h
• Tất cả những ngày trong tuần từ thứ hai tới thứ Sáu (trừ các ngày nghỉ lễ của Sứ Quán).

4.3. Lệ phí

Lệ phí xin visa đối với visa hiệu lực 1 lần, lệ phí là 640.000 VNĐ. Đối với visa hiệu lực phổ thông lần lệ phí là 1,250.000 VNĐ. Ngoài ra thì lệ phí này có thể thay đổi theo từng thời điểm khác nhau. Nếu như hồ sơ bạn chưa đầy đủ, bạn được thông báo trực tiếp tại Đại Sứ Quán. Bạn sẽ phải chuẩn bị và nộp hồ sơ sau khi đã đủ hồ sơ cần thiết.

Khi tới nộp giấy tờ bạn cần mang theo CMTND, giấy giới thiệu để ra vào cổng Đại sứ quán. Bên cạnh đó bạn cũng cần cầm theo bản photo công chứng trong trường hợp cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay đại sứ quán Nhật Bản không tiếp nhận cá nhân đến nộp hồ sơ xin visa. Vì vậy bạn nên nhờ các công ty tư vấn du học và các đại lý được ủy quyền xin visa giúp mình nhé.

4.4. Phỏng vấn

Đối với nhiều bạn bạn học sinh, phỏng vấn visa luôn là một thách thức trong giai đoạn xin visa. Đại sứ quán sẽ có thể yêu cầu bạn đến phỏng vấn trực tiếp vì vậy bạn cần luôn ở trong tư thế sẵn sàng và giữ vững tinh thần thoải mái, chuẩn bị ôn lại kiến thức tiếng Nhật thật tốt. Bạn không nên quá căng thẳng mà hãy xem đấy như một cuộc trò chuyện thường ngày.

Sự tự tin, thái độ nghiêm túc trong cuộc phỏng vấn sẽ là điểm cộng cho người phỏng vấn. Sẽ có những câu hỏi bằng tiếng Việt, ngoài ra bạn có thể sẽ được hỏi bằng tiếng Nhật nhằm kiểm tra năng lực tiếng Nhật của bạn. Do đó, bạn nên trau dồi khả năng tiếng Nhật thật tốt để ứng biến với những tình huống gặp phải trong cuộc phỏng vấn.

4.4.1. Giấy tờ phỏng vấn

Khi phỏng vấn bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau để tới Đại Sứ Quán phỏng vấn:

• Mang theo chứng minh nhân dân gốc và một bản photo.
• Giấy biên nhận hồ sơ xin Visa (giấy hẹn lấy kết quả, khi bạn nộp hồ sơ ban đầu ) – một bản photo.
• Giấy xác nhận học tiếng.
• Chứng chỉ tiếng Nhật (1 bản photo hoặc gốc nếu có).
• Mang theo bút bi đen để điền Tờ khai thông tin

Trước lúc vào phỏng vấn, bạn sẽ được phát tờ lý lịch khi đó bạn phải khai thông tin lý lịch của mình vào đó.

4.4.2. Một số câu hỏi phỏng vấn thường gặp

Sẽ có một số câu hỏi phỏng vấn xin visa Nhật thường gặp bạn có thể chuẩn bị trước câu trả lời ví dụ như:

• Bạn tên là gì? Bạn bao nhiêu tuổi? sở trường, sở thích của bạn là gì?
• Bạn đã học tiếng Nhật bao lâu rồi? Bạn đã học tiếng ở đâu? Trình độ tiếng Nhật hiện tại ở trình độ nào?
• Bạn đã đỗ kỳ thi tiếng Nhật nào? Kết quả của kỳ thi ấy như thể nào?
• Gia đình bạn có bao nhiêu người? Thu nhập của gia đình bạn một tháng bao nhiêu?
• Cha mẹ bạn làm công việc gì? bao nhiêu tuổi? Thu nhập của cha mẹ bạn là bao nhiêu trên 1 năm?
• Bạn có giấy tờ gì chứng minh cho khoản thu nhập ấy của bố mẹ không?
• Cha mẹ bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu tiền cho việc du học của bạn tại Nhật Bản?
• Bạn đã tốt nghiệp THPT/cao đẳng, đại học năm nào?
• Bạn đã học chuyên ngành  gì tại Việt Nam?
• Lí do tại sao bạn muốn đi du học Nhật Bản?
• Trường học ở Nhật của bạn tên là gì? địa chỉ trường ở đâu? Học phí trường là bao nhiêu?
• Bạn sẽ sinh hoạt như thế nào trong quá trình học tập tại Nhật?
• Bạn có người quen nào ở Nhật không? nếu có, địa chỉ và công tác của họ tại Nhật là gì?
• Dự định học tập, mục tiêu học tập của bạn là gì?
• Sau khi đi Nhật bạn có muốn đi làm thêm không? công việc mong muốn của bạn là gì?
• Sau khi tốt nghiệp bạn muốn làm việc ở Nhật hay Việt Nam?

Lưu ý: bạn nên trả lời câu hỏi một cách xúc tích ngắn gọn, cung cấp đầy đủ thông tin và giảm thiểu lan man dài dòng. Bởi vì thời gian dành cho một cuộc phỏng vấn là có hạn.

5. Thời gian nhận kết quả xin visa du học Nhật

Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa du học Nhật tối thiểu là 15 ngày làm việc. Trong trường hợp Đại sứ quán yêu cầu bạn phỏng vấn, thời gian xét visa sẽ kéo dài lâu hơn. Sau khi việc xét duyệt kết thúc Đại Sứ quán sẽ thông báo với bạn trực tiếp bằng điện thoại.

Thời gian trả kết quả visa: từ 14h đến 15h30 chiều tất cả những ngày trong tuần từ thứ 2 tới thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của đại sứ quán).

6. Tổng kết

Để chuẩn bị hành trang đi du học, bạn nên nắm vững quy trình xin visa Nhật Bản để kịp thời chuẩn bị hồ sơ. Và không chỉ với quy trình xin visa Nhật Bản mà với các nước khác, hiểu rõ quy trình sẽ giúp bạn làm chủ mọi tình huống.

Đến nay, ISAT EDU đã và đang không ngừng chắp cánh ước mơ cho các bạn học viên của trung tâm đi du học. ISAT EDU luôn hỗ trợ và đồng hành cùng các bạn trong suốt quá trình học tiếng đến khi du học xong về nước. Liên hệ ngay với ISAT EDU qua:

Hotline: 096 138 46 88

Email: isatedu.jsc@gmail.com

Fanpage: ISAT EDU